Po siódme - nie kradnij :-)

Home office, czyli jak zorganizować sobie pracę zdalną i nie zwariować?

Panująca pandemia wymusiła na wielu moich znajomych konieczność pracy zdalnej. Nie daję rady! Jak Ty to robisz? W domu nie potrafię się skupić – tego typu stwierdzenia raz po raz padają z ust, a dokładnie rzecz biorąc spod klawiatur osób, z którymi rozmawiam.

Właśnie zdałam sobie sprawę, że to, co dla mnie jest chlebem powszednim, dla innych stanowi swoisty Matrix, w którym nie potrafią się odnaleźć.

Mam to szczęście, że większość swojego zawodowego życia pracowałam zdalnie. W tym czasie samodyscyplina weszła mi w krew, a metodą prób i błędów wypracowałam sposoby, które ułatwiają realizowanie zleceń z domu.

Jak pracować zdalnie?

W związku z powyższym postanowiłam przemycić Ci kilka rad, jak zorganizować sobie home office, aby zachować efektywność i trzeźwość umysłu :-)

Być może niektóre punkty wydadzą Ci się "oczywistą oczywistością", inne uznasz za mało lub zupełnie nieistotne, jednak zebrane w całość pozwolą Ci przetrwać ten ciężki czas.

Z góry zaznaczam jednak, że jako zatwardziała singielka, nie posiadam męża, dzieci, psa, a nawet chomika, którymi musiałabym się zająć, dlatego "instrukcje opiekuńcze" pozostawiam bardziej doświadczonym osobom :-)

Pracując zdalnie "idź do biura"

Jak to? Dokładnie tak! Praca z domu nie oznacza, że cały dzień możesz leżeć w łóżku, a maile do klientów wyślesz oglądając ulubiony serial w wyciągniętej piżamie, w jednej ręce trzymając laptopa, w drugiej paczkę chipsów. Zachowanie pozorów normalności pozwoli Ci na większą efektywność.

W pierwszej kolejności zorganizuj sobie przestrzeń do pracy. Jeśli masz taką możliwość nie rób tego w sypialni! Twoje "biuro" może mieścić się w salonie, a nawet w jadalni. Ważne, aby na prowizorycznym biurku lub stole znajdowały się tylko niezbędne rzeczy: laptop dokumenty, czy drukarka. Kartony po pizzy, skarpetki do prania, ulubione czasopisma, czy zabawki dziecka będą Cię tylko rozpraszać.

Pytana o to, co robię w życiu zawodowym żartowałam, że pracuję w łóżku. Wszak wystarczy sięgnąć po laptopa i już jestem w robocie. Prawda jest jednak zupełnie inna. Moje centrum dowodzenia znajduje się w salonie. Tam wygospodarowałam kącik, w którym stoi biurko, a na nim to, co jest mi do zawodowego życia potrzebne. Codziennie rano o wyznaczonej sobie godzinie dreptam do "biura" i chociaż znajduje się ono zaledwie kilka metrów od sypialni, pozwala mi na zachowanie "work life balance".

Pamiętaj również o tym, że do biura nie chodzi się w piżamie. Przynajmniej w większości przypadków :-) Oczywiście nikt nie każe Ci się stroić w szpilki, garnitury i nakładać na twarz pełnego makijażu. Jednak koszula nocna nie jest najlepszym pomysłem. Idealnym kompromisem będzie dres, albo wygodna sukienka. Taki strój, łatwiej niż w przypadku spranego szlafroka, pozwoli Ci zapomnieć o tym, że "gnijesz w chałupie".

Home office: wyznacz sobie godziny pracy

Bądźmy szczerzy. Ambitne założenie, że przesiedzisz przed komputerem bite osiem godzin ma małe szanse na powodzenie. Co prawda w biurze zazwyczaj pracujemy właśnie tyle czasu, ale tylko teoretycznie. Przyznać się ! Kto z po przekroczeniu progu firmy od razu włącza komputer i rzuca się w wir obowiązków? Wszak priorytetem jest kawa, potem szybkie ploteczki z koleżanką z pokoju obok lub skomentowanie z kolegami wyniku wczorajszego meczu. Do tego trzy resety laptopa, szybki papierosek i z 9:00 robi nam się 9:30. W ciągu dnia nie jest lepiej. Lunch, telefon do współmałżonka, kochanka, czy kto co tam lubi. Kolejne papieroski i śmieszne kotki na Youtube. Choć praktycznie w biurze spędzamy osiem godzin, teoretycznie spokojnie możemy odjąć dwie.

W związku z powyższym, wyznaczenie sobie szczęściu godzin na obowiązki zawodowe w domowym zaciszu całkowicie wystarczy. Pod warunkiem, że do pracy podejdziesz uczciwie, bez przerw na "rozprostowanie kości" w wersji "neverendingstory".

Z góry określ też, w jakich godzinach zostajesz "w biurze". Jeżeli postanowisz, że startujesz o 8:00 trzymaj się tego. Bądźmy szczerzy! Pracując z domu oszczędzamy czas na dojazd do firmy i poranne przygotowania. Skoro zazwyczaj wstajesz o 6:00, pobudka o 7:30 nie powinna stanowić większego problemu. Szybki prysznic, śniadanie i o 8:00 jesteśmy gotowi. Wszelkie spóźnienia to tylko puste wymówki i wynik słabej silnej woli. That's all!

Dobrze, jeśli godziny pracy zdalnej będą pokrywać się z tymi spędzonymi zwykle w biurze. Skoro zazwyczaj w firmie jesteś przed 10:00, próba zmierzenia się z obowiązkami zawodowymi po obiedzie może zakończyć się fiaskiem. Przez lata przyzwyczailiśmy się do pewnego rytmu dnia i kolejne zmiany, w tym i tak zwariowanym okresie, nie będą działać na Twoją korzyść.

Nie zapominaj też o przerwach! Szybka kawa, wyjście na balkon lub nawet otwarcie okna i powdychanie świeżego (że tak zażartuję mieszkańcy Warszawy i Krakowa ;-)) powietrza "robią robotę". Sama wiem po sobie, że 5 min leżenia na kanapie i  "tępego" patrzenia w sufit potrafi bardzo zresetować umysł.

Pamiętaj też, aby nie zabierać pracy "do domu". Jeśli planujesz o 15 wyłączyć komputer, zrób to (pod warunkiem, że nie jesteś w trakcie przesyłania pliku, z którym walczysz od 3 godzin ;-)). Wysyłanie kolejnych maili w przerwie między obiadem, robieniem prania, a wieczornym filmem nie jest dobrym pomysłem. W ten sposób będziesz mieć przeświadczenie, że cały czas jesteś w pracy. A przecież nawet podczas "aresztu domowego" należy nam się odpoczynek, zwłaszcza ten psychiczny.

Oczywiście powyższe porady nie dotyczą osób, które pracują w obsłudze klienta, mają z góry określone godziny dyżurów albo telekonferencji. W tych przypadkach pewnych rzeczy nie da się przeskoczyć.

Praca z domu: nie rozpraszaj się

Pracując z domu jesteśmy narażeni na całą masę pokus, które tylko czyhają, aby odciągnąć nas od obowiązków: począwszy od przeglądania FaceBooka, poprzez rozmowy telefoniczne ze znajomymi, na rzucaniu okiem na włączony telewizor kończąc.

Tu niestety nie pomoże stojący za plecami szef rzucający wrogie spojrzenia, albo blokada założona na komputerze. W domu skazani jesteśmy na samodyscyplinę. Istnieją jednak małe triki, które mogą okazać się pomocne w wzmocnieniu słabej silnej woli.

Idealnie jeśli w pomieszczeniu, w którym urządzasz biuro, nie ma telewizora. Jeśli jest, a Ty nie do końca sobie ufasz, przed rozpoczęciem pracy wyjmij kabel zasilający i wynieś go do innego pokoju, a w ekstremalnych przypadkach poproś domowników, aby go przed Tobą ukryli.

***

Jeśli nie używasz prywatnego telefonu do pracy, po prostu wycisz go i zostaw w sypialni. Zdradzę Ci bowiem pewien sekret. Nawet jeśli w międzyczasie koleżanka zadzwoniła do Ciebie z najnowszymi plotkami, że Aśka jednak zerwała z Piotrkiem, bo okazało się, że on ją zdradzał z Hanką, która była współlokatorką Przemka siostry, przyrodniej! ... a Ty nie odebrałaś, to po skończeniu pracy będziesz mogła do niej oddzwonić!

***

Z pewnością kolejny quiz wiedzy o afrykańskich plemionach, czy test "jakim warzywem byłeś w poprzednim życiu" mogą wydawać się kuszące, jednak aby nic nie rozpraszało Twojej uwagi, otwieraj jedynie te strony internetowe, które są Ci niezbędne do pracy. Umówmy się! Serwis randkowy nim nie jest ! (pod warunkiem, że nie jesteś jego moderatorem :-))

***

Mąż pytający po raz siedemnasty o to, gdzie są jego skarpetki, mama prosząca o pomoc w wieszaniu firanek, albo brat od dwóch godzin ćwiczący gitarowe chwyty…. Z pewnością nie są to najlepsze warunki do pracy. Przed jej rozpoczęciem poproś domowników, aby w miarę możliwości nie przeszkadzali Ci w wykonywaniu obowiązków. Fakt, że nie jesteś teraz w biurze, nie oznacza, że Twoja praca nie wymaga skupienia i zaangażowania.

Mi również zdarzały się sytuacje, w których ktoś prosił o pomoc w niecierpiących zwłoki zadaniach, jak sparowanie laptopa z telewizorem lub spróbowanie, czy zupa nie jest za słona. Na szczęście krótka rozmowa i wyjaśnienie "na czym ta cała praca zdalna polega" raz na zawsze wyeliminowały ten problem.

Praca zdalna: Przygotuj sobie listę "to do"

Długo zajęło mi zrozumienie, jak bardzo pomocna może okazać się taka lista. Wydawało mi się, że skoro wiem, że muszę popracować nad projektem X, albo zadzwonić do klienta Y, to nie muszę tego notować. Jednak brak konkretnej rozpiski sprawiał, że zadania przelewały mi się przez palce, a ich realizacja przeciągała się w czasie.

Co innego, jeśli gdzieś tam z tyłu głowy kołacze Ci myśl o tym, że musisz skończyć harmonogram kampanii, a co innego jeśli masz zapisany na kartce konkretny cel na dziś: "rozpisać kampanię na pierwszy kwartał 2020 roku". Ponadto, dopisywanie i skreślanie kolejnych punktów z listy doskonale obrazuje przebieg prac i pozwala na oszacowanie, ile czasu musisz poświęcić danemu zadaniu.

Jeżeli pracujesz nad kilkoma projektami, dobrze na takiej liście dopisać harmonogram. Przykładowo:

8:00-10:00 – napisanie 3 stron raportu branżowego

10:00-12:00 – telefony do 10 potencjalnych klientów

12:00-14:00 – zaprojektowanie 2 bannerów reklamowych

Z jednej strony doskonale wiesz co musisz zrobić, z drugiej różnorodność zadań nie pozwoli Ci popaść w rutynę i znudzenie, a także pomoże uniknąć zaległości, w jednym z obszarów zleconych Ci zadań.

Bite sześć godzin pisania raportu nie tylko wyprałoby Ci mózg z ostatnich pokładów weny, ale także sprawiło, że nie ruszysz z miejsca z pozyskiwaniem klientów oraz przygotowaniem materiałów graficznych.

Powyższe rady w moim przypadku zdają egzamin śpiewająco. Pamiętaj jednak, że nawet najlepsze przygotowanie jest nic nie warte, jeśli nie narzucisz sobie pewnej dyscypliny. Przetrwać pomoże Ci też świadomość, że już niedługo wrócisz do swojego biura, open space'a lub gabinetu. Powodzenia ! :-)

Leave a comment

Szanowny internauto, chcę Cię poinformować o wszystkich przepisach wchodzących w życie 25 maja 2018 roku wynikających z RODO w taki sposób, żebyś w pełni świadomie i komfortowo mógł korzystać z mojej strony. Używam też plików cookie, aby umożliwić działanie podstawowych usług w ramach mojej witryny internetowej i aby zbierać dane dotyczące sposobu, w jaki odwiedzający korzystają z tej strony i moich usług. Klikając przycisk Akceptuj zgadzasz się na to, abym korzystała z tych narzędzi na potrzeby reklamowania, analizowania i pomocy technicznej. Więcej informacji

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close